- Het personeelsdossier dient volledig en professioneel te zijn ingericht, aangelegd en opgebouwd.
Per 1 juli 2015 is laatstgenoemde verplichting opgenomen in de nieuwe Wet Werk en Zekerheid (WWZ: het nieuwe arbeids- en ontslagrecht). De personeelsdossiers dienen “WWZ-proof” te zijn. Per 1 juli 2015 heeft de werknemer overigens het recht om aan de werkgever te verzoeken om inzage en om een kopie van het bestaande personeelsdossier met uitzondering van interne notities. De werkgever dient hieraan te voldoen binnen vier weken na het eerste verzoek daartoe van werknemer. Een werkgever die niet tijdig aan het verzoek van werknemer voldoet, handelt in strijd met “goed werkgeverschap”. Werkgevers die wel aan het verzoek voldoen, maar slechts een kopie van een mager personeelsdossier kunnen overhandigen, leggen in feite hun fragiele positie bloot.
- Wees consistent en transparant bij de dossiervorming.
Een veel voorkomend fenomeen is dat werkgevers en HR bij de opbouw van personeelsdossiers verzuimen om een consistent beleid te voeren. Hierdoor kan een omvangrijk dossier er ogenschijnlijk imposant en goed opgebouwd uitzien. In werkelijkheid kan het personeelsdossier in juridische zin evident zwak zijn. Indien bijvoorbeeld het functioneren van een werknemer jaar in jaar uit als “goed” is beoordeeld, kan het niet van de een op de andere dag ineens “waardeloos” zijn. Relevante gesprekken met werknemers dienen bij voorkeur in dezelfde maand(en) als voorgaande jaren plaats te vinden. Verslagen (met name: beoordelings- en functioneringsverslagen evenals tussentijdse verslagen over bijvoorbeeld een verbeteringstraject) dienen na afloop van de gesprekken aan de werknemer ter hand te worden gesteld en voor ontvangst én akkoord te worden ondertekend.
- Wees resoluut en “hands on”.
Indien het personeelsdossier wordt voorbereid op een ontslag, is het niet de bedoeling dat het verbeteringstraject aarzelend van stal wordt gehaald met flinke onderbrekingen. Smeed het ijzer als het heet is!
- Wees alert op “goed werkgeverschap”
Ook bij de opbouw van een personeelsdossier dient een werkgever zich rekenschap te geven van algemeen erkende rechtsbeginselen en van de eisen van redelijkheid en billijkheid. Goed werkgeverschap is een in de jurisprudentie zeer frequent toegepaste open norm. Ondersteuning krijgen bij het invulling geven aan “goed werkgeverschap” geeft werkgevers doorgaans een sterkere positie.
- Vermijd het gebruik van medische stukken in personeelsdossiers
De Wet verbetering Poortwachter schrijft aan de werkgever voor om o.a. in samenspraak met de werknemer een “Plan van Aanpak” op te stellen. De Wet Bescherming Persoonsgegevens staat echter niet toe dat de medische bescheiden in het personeelsdossier worden opgenomen. Deze dienen derhalve separaat te worden bewaard in een speciaal daarvoor ingerichte afsluitbare dossierkast. Bij digitale dossiers dient bovendien sprake te zijn van beveiliging met een wachtwoord.
Orange Legal is specialist in het bereiken van duurzame preventieve oplossingen op het gebied van personeelszaken en in het verlenen van rechtsbijstand aan werkgevers:
- Legal Risk Management
- Preventie/besparen op ontslagkosten
- Preventie/besparen op advocaatkosten tot 95%
- Effectieve en efficiënte inzet van HR
- Implementatie Wet Werk en Zekerheid
- Rechtsbijstand met de voordelen van een preventief voortraject
Resultaat: forse besparing op ontslagvergoedingen en advocaatkosten, efficiënte en effectieve inzet van HR, professionele personeelsdossiers die in overeenstemming zijn met de nieuwe Wet Werk en Zekerheid en een professioneel personeelsbeleid dat in overeenstemming is met de criteria die de rechtspraak daaraan stelt.
Interesse? Neem vrijblijvend telefonisch contact op met mr. Floris Zwartkruis
Mobiel (06) 371 67 045
