Hoe ziet een goed personeelsdossier er uit?
Het is het aan te raden om het personeelsdossier logisch en praktisch toepasbaar in te richten zodat het zorgvuldig en consequent kan worden opgebouwd. Het gaat erom dat het personeelsdossier een betrouwbare weergave, gebaseerd op feiten laat zien. Daarom is het van belang om het personeelsdossier actueel te houden door deze steeds bij te werken.
Er moeten geen grote gaten in zitten en vermeden moet worden dat het personeelsdossier de indruk geeft dat uitsluitend rekening is gehouden met de belangen van de werkgever. Powerplay moet worden vermeden. Een rechter zal daar in een procedure immers makkelijk doorheen prikken en dat kan een werkgever duur komen te staan.
De drie onderdelen van een personeelsdossier
Een goed en praktisch personeelsdossier bestaat uit een individueel personeelsdossier, een collectief personeelsdossier en een salarisdossier.
Het ziektedossier moet gescheiden worden gehouden en mag géén onderdeel uitmaken van het personeelsdossier.
1. Het individuele personeelsdossier
Het individuele personeelsdossier bestaat uit:
-Persoonlijke gegevens: Voor -en achternaam, geboortedatum en leeftijd, relatiestatus, bankrekeningnummer, vermelding van wijze van solliciteren, indien van toepassing met sollicitatiebrief en C.V. of notitie op welke wijze de werknemer bij het bedrijf is betrokken, eventuele vacature en verslagleggingen van sollicitatiegesprekken, eventueel diploma´s en cijferlijsten, eventuele werkvergunning en BSN nummer.
-Arbeidsovereenkomst, eventuele addenda over afspraken leaseauto, computer, mobiele telefoon, opleidingen en cursussen, eventuele CAO, reglementen en protocollen en regelingen zoals pensioen, verlof.
-Gegevens omtrent de functie: functieomschrijving, periodieke functioneringsverslagen, periodieke beoordelingsverslagen, loopbaanontwikkeling (wijze waarop het maximale uit de capaciteit van de werknemer kan worden gehaald).
-Waarschuwingen en berispingen.
Wilt u een schriftelijke waarschuwing of berisping gratis laten screenen voordat u deze aan uw werknemer stuurt? Maak dan gebruik van de mogelijkheid van gratis screenen.
-Relevante correspondentie tussen werkgever en werknemer.
2. Het collectieve personeelsdossier
Het collectieve personeelsdossier is het dossier met gegevens van alle medewerkers bij elkaar. Dit gedeelte van het personeelsdossier is dus niet werknemer gebonden. Het bevat onder meer de persoonsgegevens van een medewerker, voor zover toelaatbaar conform de AVG-Verordening.
Uitsluitend persoonlijke gegevens die noodzakelijk zijn voor het doel van het personeelsdossier mogen worden opgenomen in het collectieve personeelsdossier.
De verwerking van de vakantie en afwezigheid van de werknemers mag worden kunnen worden opgenomen in het collectieve personeelsdossier.
